En el competitivo mundo del marketing actual, la toma de decisiones informada es clave para el éxito. La integración de Dynamics CRM con Power BI proporciona una potente herramienta para analizar y visualizar datos, permitiendo a los profesionales de marketing obtener valiosas perspectivas para mejorar sus estrategias y resultados.
En este artículo, exploraremos los elementos esenciales que deben incluirse en un informe de marketing elaborado en Power BI con datos del CRM de Dynamics 365, de herramientas como Dynamics 365 Sales o Dynamics 365 Customer Insights (antes Dyn365 MKT), además de ofrecer un vistazo al proceso de conexión entre ambas plataformas.
Power BI ofrece un conector nativo a Dynamics 365, aunque en la práctica conecta con una base de datos de Dataverse. Para ello sólo necesitamos la URL o dirección asignada en el servicio y un usuario con permisos.
Una vez conectados, se muestran las bases de datos a las que se tiene acceso y dentro de cada una, las entidades o tablas disponibles.
Las tablas que se pueden requerir en un primer momento podrían ser las siguientes:
Lead, Opportunity, Quotes y Pedidos de venta (datos que pueden proceder de tu ERP) permiten definir el típico Embudo de ventas o Sales Funnel de los reports de marketing.
Según el grado de detalle al que queramos llegar en nuestro análisis podemos añadir más entidades, como Accounts, Contacts, Products, Activities, Competitors, Contracts… que expandirán las capacidades de análisis, aunque también la complejidad del modelo.
De hecho, las relaciones del modelo pueden ser algo complejas, pues la frontera entre tablas de dimensiones y tablas de hechos es difusa. Por ejemplo, los leads pueden ser una dimensión en sí, la cual posee una serie de atributos que permitan filtrar determinados valores, como el origen, geografía, etc., y esta información pueden ser heredada por las oportunidades... Pero también es una tabla de hechos de la cual extraer valores, por ejemplo, el recuento de leads obtenido durante un periodo dado.
Crear un modelo adecuado es un paso vital para poder confeccionar los informes y el análisis requerido.
Entonces, ¿qué información debería, o podría, contener un informe de CRM?
A continuación recojo un listado de indicadores y variables a contemplar, casi una propuesta de páginas del informe, que podrías extraer de la información almacenada en Dynamics CRM. Algunas seguramente las debas complementar con datos de otros orígenes, como de un ERP.
Resumen ejecutivo
Destaca los logros clave del período, con indicadores como los ingresos totales, el número de nuevos leads, oportunidades y clientes, y un análisis del progreso en comparación con los objetivos establecidos. Estos indicadores pueden ser recuentos o valoraciones estimadas.
Segmentación de Clientes
Esta sección proporciona una visión detallada de la base de clientes, destacando la distribución demográfica, los ingresos por segmento y la tasa de retención de clientes. La segmentación es fundamental para personalizar las estrategias de marketing y mejorar la eficacia de las campañas.
Generación de Leads
Aquí analizamos el rendimiento de las campañas de generación de leads, con métricas que incluyen el número de leads generados, la tasa de conversión de leads a clientes potenciales y la eficacia de las campañas activas. Este análisis es crucial para evaluar la calidad de los leads y ajustar las estrategias según sea necesario.
Campañas de Marketing
El informe examina el rendimiento de cada campaña, calculando el ROI, el coste de adquisición de cliente (CAC) y la participación en campañas por canal. Dada la gran competencia, es muy difícil captar la información de potenciales clientes y el coste de adquisición de los mismos es actualmente muy alto, y hay que tratar de maximizar la eficacia de nuestro presupuesto disponible. Por esto, estos datos son esenciales para asignar recursos de manera eficiente y centrarse en las estrategias más exitosas o validar premisas acerca de las que potencialmente podrían serlo.
Interacciones de los clientes
Este detalle busca evaluar las interacciones de los clientes con las iniciativas de marketing que has llevado a cabo, incluyendo participación en redes sociales, respuestas a campañas de correo electrónico y eventos. Y buscar modos de rentabilizarlas. Comprender cómo los clientes interactúan con la marca es esencial para adaptar las estrategias y mejorar la participación.
Embudo de Ventas (Sales Funnel)
Desglosa el proceso desde la generación de leads hasta su eventual conversión en cliente, proporcionando métricas en cada etapa como el número de leads, tasas de conversión y tiempos promedio. En el mismo se pueden identificar en qué fases hay posibles problemas o cuellos de botella y así ver cómo optimizar el embudo para mejorar la eficacia de nuestras campañas o de los procesos de seguimiento y conversión.
Gestión de Oportunidades
Analizar la gestión de oportunidades, con indicadores como el número total de oportunidades, el valor total y la tasa de conversión. Evaluar la eficacia (o ineficacia) en la gestión de oportunidades permite mejorar la calidad de los prospectos y optimizar el proceso de ventas.
Análisis de Competencia
Evalúa la posición de la empresa en comparación con la competencia es crucial. ¿Has perdido o ganado una oportunidad frente a la competencia? ¿Por qué motivo, imagen, precio, calidad, plazo servicio…? Con estos datos de cuota de mercado, comparativa de precios y tendencias de participación del mercado, puedes ajustar las estrategias para tratar de ser más competitivo.
Análisis Temporal
Explora la evolución de las métricas a lo largo del tiempo, identificando tendencias y estacionalidades. Este análisis temporal proporciona información valiosa para ajustar las estrategias de marketing en función de los patrones históricos, y también darte cuenta de que quizá no los haya.
Y podríamos seguir con más indicadores, como tasa de Retención de Clientes (lealtad de clientes), cumplimiento de otros objetivos KPIs específicos de marketing, como tasas de clics (CTR), costos por clic (CPC) y otros indicadores clave para evaluar el rendimiento general, con la periodicidad que se requiera...
El objetivo de nuestro informe de Power BI con datos de Dynamics 365 CRM es, entre otros, evaluar y hacer un seguimiento de nuestra estrategia de marketing a lo largo del tiempo, una estrategia deliberada para la cual hemos hecho asunciones acerca del futuro, definiendo las premisas que deberían cumplirse para dar por válida esa estrategia.
Pero nuestro informe debería servir también para identificar posibles estrategias emergentes, aquellas que surjan al detectarse respuestas ante sucesos no anticipados como, por ejemplo, nuevas fuentes de demanda, o si hay cabida para nuevos servicios o productos, o si requieren readaptarse los actuales, o lo requiere algún proceso interno, etc… Se trata de introducir un grado de experimentación en nuestra estrategia.
Combinar y equilibrar ambas visiones nos permitirá optimizar nuestros recursos y tener mayores oportunidades de maximizar los resultados de nuestro departamento. Si necesitas más información o quieres que te ayudemos a explotar tus datos de marketing con Power BI, contáctanos.
