Para aprovechar al máximo las ventajas y todo el potencial que ofrece Dynamics 365 Finance & Operations, es muy importante que te familiarices con su interfaz de usuario, funcionalidades y herramientas.
Tanto si tu organización acaba de dar el salto hacia Dynamics 365 FO como si ya llevas un tiempo trabajando con él, en este artículo te presentamos diez consejos que te ayudarán a sacarle el máximo partido al ERP.
La interfaz de usuario de Dynamics 365 Finance & Operations ofrece funcionalidades out-of-the-box como el menú lateral izquierdo, donde encontramos la típica clasificación de funcionalidades por módulos (3), la posibilidad de guardar accesos directos como favoritos (1) y una nueva característica en esta versión del ERP donde dispondremos de espacios de trabajo (2) preparados para roles específicos de las organizaciones, como podría ser un director financiero, un gestor de cobros o un responsable de producción.
Por otro lado, en la parte superior derecha encontramos herramientas muy útiles como la barra de búsqueda (4), las alertas (5), los ajustes del usuario (6) y el panel de ayuda (7).
Un espacio de trabajo es un área de la interfaz de usuario que te permite acceder a la información y las acciones más relevantes para tu rol o actividad. Aparte de los workspaces que incluye el ERP por defecto, puedes crear tus propios espacios de trabajo, añadiendo los elementos que necesites, como gráficos, listas, filtros, KPIs y enlaces, entre otros. De esta forma, podrás tener una visión global y actualizada de tu faena y acceder rápidamente a las tareas que debes realizar sin necesidad de perderte en los amplios menús de los módulos de trabajo.
Dynamics 365 Finance & Operations te permite personalizar muchos aspectos del ERP, como los formularios, vistas (3), columnas (4) o filtros (2). Puedes hacerlo de forma sencilla, sin necesidad de programación, usando el diseñador visual (1). Con ello, podrás adaptar el ERP a tus necesidades específicas y mejorar tu experiencia de usuario.
Además, recientemente se ha mejorado muchísimo la usabilidad de las cuadrículas, tal y como explicamos en este artículo sobre las novedades en formularios de Dynamics 365 FO.
Los atajos de teclado para Dynamics 365 FO son una de esas funcionalidades que se suelen pasar por alto, pero si le dedicamos algo de tiempo, nuestra productividad puede verse incrementada de forma considerable.
No hace falta que los memorices todos, puedes consultarlos en cualquier momento haciendo click con el botón derecho del ratón en cualquier punto de la pantalla, o bien usando la combinación de teclas ALT + SHIFT + K.
Dynamics 365 FO se integra de forma nativa con Microsoft 365, lo que te permite aprovechar las ventajas de estas soluciones en tu trabajo diario. Por ejemplo, puedes usar Excel para importar o exportar datos, Word para crear documentos, y Outlook o Teams para colaborar y comunicarte dentro del contexto de un registro de Dynamics 365.
Como hemos visto en los puntos anteriores, hay muchas opciones para personalizar las funcionalidades del ERP, pero todavía nos queda un as en la manga para aquellas acciones que requieran una personalización más compleja, y es la posibilidad de extender Dynamics 365 FO a través de la Power Platform.
Gracias a esta plataforma de low-code, podremos crear aplicaciones, automatizaciones, aprobaciones, notificaciones, informes, paneles de control, e incluso aprovechar toda la potencia de la IA para crear chatbots y modelos predictivos, por ejemplo, para automatizar la entrada de facturas en el sistema.
Dynamics 365 Finance & Operations se actualiza de forma periódica, incorporando nuevas características, mejoras y correcciones. Estas actualizaciones te permiten acceder a las últimas novedades y beneficios del ERP, pero también requieren que te adaptes a los cambios que se produzcan. Por eso, es muy importante que estés atento a las novedades, que leas las notas de versión de las releases una vez disponibles y que te anticipes a las posibles incidencias que puedan surgir realizando pruebas en un entorno aislado antes de aplicar la actualización en un entorno productivo.
Dynamics 365 FO cuenta con una amplia variedad de recursos de ayuda y soporte que te pueden facilitar el uso del ERP. Por ejemplo, puedes usar el centro de ayuda, que te ofrece información, tutoriales y vídeos. También tienes la opción de echar mano del foro de la comunidad, donde puedes consultar dudas, compartir experiencias y obtener consejos de otros usuarios. Además, contactando con el soporte técnico, te puede asistir en caso de problemas o incidencias.
Otra opción muy interesante es el grabador de tareas, que permite grabar procesos dentro del sistema para compartirlos con otros compañeros o bien para guardarlos como guías de soporte.
Dynamics 365 Finance & Operations, al igual que todo el ecosistema empresarial de Microsoft, es un sistema que fomenta la colaboración entre los usuarios, tanto dentro como fuera de la organización. Puedes colaborar con otros usuarios mediante la comunicación, el intercambio de información, la asignación de tareas o la aprobación de documentos, entre otros. Por ejemplo, dentro del ERP, tienes la posibilidad de compartir tus espacios de trabajo y vistas personalizadas con el resto de la organización, así como cualquier aplicación, automatización o informe creado con Power Platform. Así pues, es importante gobernar las iniciativas individuales para que toda la organización pueda sacar partido de ellas.
No podíamos terminar este artículo sin hablar de Copilot, y es que recientemente se ha incorporado a Dynamics 365 FO para ayudarnos en cualquier tarea de nuestro día a día. Este asistente de IA te ofrece sugerencias y consejos basados en el análisis de tus datos y tu comportamiento. También puedes interactuar con él mediante voz o texto, haciendo preguntas o pidiendo acciones.
Esperamos que estos 10 pasos te ayuden a sacarle partido al ERP Dynamics 365 y mejorar tu operativa actual. Queremos despedirnos ofreciéndote un último consejo, y no es otro que invitarte a que te mantengas actualizado y al día de todas las novedades relacionadas con Dynamics 365 Finance & Operations.
Tenemos la gran suerte de contar con una comunidad extraordinaria alrededor del producto, pero si quieres que desde CrossPoint te echemos una mano en el proceso, no dudes en consultar nuestro servicio de soporte para Dynamics 365 FO y nuestro catálogo de cursos en Dynamics 365.
